Een omgevingsscan maken, klachten afhandelen, brieven schrijven: een omgevingsmanager regelt het allemaal. Maar hoe? En waarom? De komende tijd zetten we steeds één van onze werkzaamheden in de schijnwerpers, geven we tips en laten we zien hoe divers (en leuk) omgevingsmanagement is. Kortom, we beantwoorden de vraag: Wat doet een omgevingsmanager eigenlijk? We beginnen met het schrijven van een bewonersbrief en leggen uit wat er volgens ons wel (en niet) in een goede bewonersbrief staat.

1.  Eerste indrukken tellen
Ken je de uitdrukking: “You never get a second chance to make a first impression”? Het klopt, vinden wij. Een eerste indruk is blijvend. Daarom is een heldere bewonersbrief zo belangrijk. Een bewonersbrief is voor veel mensen uit een projectomgeving namelijk het eerste contactmoment met een uitvoerder of omgevingsmanager. En daarmee vaak ook het eerste moment waarop zij informatie ontvangen over een bouwproject. Wanneer een bewonersbrief slecht is geschreven, leidt dit vrijwel altijd tot veel vragen en klachten uit de omgeving. Daar wordt natuurlijk niemand blij van: een aannemer niet, een gemeente of provincie niet, wij niet en betrokken bewoners en ondernemers al helemaal niet.

2. Belangrijkste informatie eerst
Wij beginnen onze brieven eigenlijk altijd met ‘wanneer, wat en waar’. Lezers krijgen hierdoor de belangrijkste informatie meteen binnen en worden geprikkeld om verder te lezen. Logisch, want ze willen weten hoelang, waarom en op welke manier de werkzaamheden van invloed zijn op hun dagelijks leven. Bijvoorbeeld:

Beste bewoner/ondernemer,

Tussen 15 en 22 februari 2021 voert aannemersbedrijf X groot onderhoud uit aan de A35 tussen X en X. Het betreft regulier asfaltonderhoud om de weg in een goede en veilige conditie te houden.

Op deze manier weten bewoners in twee regels wanneer er iets gaat gebeuren, wat er gaat gebeuren, waarom het gaat gebeuren en waar het gaat gebeuren. De bedoeling is natuurlijk dat ze daarna de rest van de brief lezen om er achter te komen of er wegen worden afgesloten en hoe ze in die periode dan wél bij hun werk, tandarts, favoriete tante of kinderboerderij kunnen komen.

3. Kort en bondig
Een no-brainer: schrijf geen onnodige informatie op en houd het kort. Eigenlijk geldt dit voor bijna alle teksten. Tegenwoordig staat er immers niet voor niets boven veel online artikelen “leestijd 2 minuten”. Als een tekst te lang is, haken mensen af en krijgen ze de belangrijke informatie uit de brief dus ook niet mee. Nog een reden waarom tip #1 bovenaan het lijstje staat!

4. Begrijpelijke faseringskaart en bouwplannen
De meeste mensen in een projectomgeving zullen niets begrijpen van gigantische en ingewikkelde bouwplannen en ontwerpen met veel details. Voorzie de brief daarom van minimalistische faseringskaarten of bouwplannen zodat iedereen begrijpt wat er gaat gebeuren.

5. Verwijs naar een omgevingsapp

Wordt er bij het project gebruik gemaakt van een omgevingsapp met informatie over de werkzaamheden? Noem het in je brief! Hierdoor gaan meer mensen een project in zo’n app volgen en komt de informatie die je erop plaatst ook bij meer mensen terecht. Wij werken bij onze projecten bijvoorbeeld veel met De BouwApp of de Rotterdam aan de slag!-app.

6. Gebruik eufemismen
Dit betekent dat iets in vriendelijkere, mooiere of minder onaangename bewoordingen wordt beschreven. In een bewonersbrief schrijven we bijvoorbeeld liever dat iets wordt verwijderd dan dat er iets wordt opgebroken of gesloopt. Woorden als ‘slopen’ of ‘afbreken’ worden namelijk geassocieerd met ‘hinder’. Mensen verwachten dan bij voorbaat al dat ze overlast zullen krijgen van de werkzaamheden, terwijl in de praktijk het vaak meevalt. Dit leidt vaak tot meer klachten, vragen en meldingen.

7. Opvallende kleuren
Het oog wil ook wat. Zorg ervoor dat je brief er netjes uitziet en dat de aandacht van de lezer wordt getrokken met een opvallende kleur. Maar natuurlijk wel zonder dat het te druk wordt.