Omgevingsmanager Inschakelen

Bij steeds meer bouw- en infraprojecten is het inschakelen van een omgevingsmanager een vereiste. Daaruit blijkt dat provincies, gemeenten en andere opdrachtgevers steeds meer waarde hechten aan een tevreden omgeving. Ook aannemers profiteren wanneer er een omgevingsmanager wordt ingeschakeld. Door rekening te houden met de omgeving worden vertragende en tijdrovende problemen voorkomen. Bovendien leidt het tot een positief imago voor alle partijen die bij het project betrokken zijn. Maar is elk project eigenlijk geschikt om een omgevingsmanager in te schakelen?  

Het werk van een omgevingsmanager behelst meer dan alleen het informeren van de omgeving. Omgevingsmanagers worden vaak al in de ontwerpfase van het project ingeschakeld voor het in kaart brengen van de omgeving en de belangen van de stakeholders. Op basis van deze kennis worden de risico’s ingeschat, afspraken gemaakt en een communicatieplan opgesteld voor tijdens de uitvoerfase. De omgeving wordt zodoende in een vroeg stadium betrokken en gehoord, wat ontevredenheid en problemen in een later stadium voorkomt. Tijdens de uitvoer van de werkzaamheden onderhoudt de ingeschakelde omgevingsmanager het contact met de projectomgeving en ontzorgt daarmee de rest van het projectteam. Daardoor kan de rest zich volledig focussen op het succesvol afronden van de werkzaamheden en voelt de omgeving zich gehoord en tevreden. 

Wanneer schakel je wel een omgevingsmanager in?
Om te bepalen of het aanstellen van een omgevingsmanager voor een specifiek project zinvol is, speelt één factor een cruciale rol: impact. Er zijn talloze parameters te bedenken die de mate van impact van een project bepalen. De belangrijkste daarin is hinder. Krijgen mensen last van onze werkzaamheden? Een andere manier om naar de impact te kijken is door de betrokkenheid te peilen. Hoeveel waarde hechten mensen aan de projectomgeving? Soms spelen er allerlei gevoeligheden, zoals bij de aanleg van windturbines waartegen fel geprotesteerd is. Daarom doe je er ook verstandig aan het lokale nieuws na te gaan op mogelijke impactfactoren. Hoewel het kort door de bocht is geformuleerd, kan je de volgende vuistregel hanteren: hoe meer mensen er last van het project krijgen of denken te krijgen, hoe noodzakelijker het inschakelen van een omgevingsmanager is.

Wanneer schakel je geen omgevingsmanager in?
Bij sommige projecten waarbij de impact klein is, kan de projectorganisatie het omgevingsmanagement prima regelen zonder een gespecialiseerde omgevingsmanager in te schakelen. Als je bijvoorbeeld ergens op een verlaten weiland een dijk gaat herstellen, heeft het weinig zin vooraf een uitgebreide risico-analyse over de omgeving op touw te zetten, om vervolgens veel tijd te steken in de communicatie over een project waar weinig mensen zich bij betrokken voelen. Uiteraard kan het bij een dergelijk project wel belangrijk zijn om in gesprek te gaan met de grondeigenaren of vertegenwoordigers van milieuorganisaties of andere belangenverenigingen. Daarom doe je er verstandig aan om vooraf in te schatten hoeveel tijd je nodig hebt voor omgevingsmanagement. Zodat je een afweging kunt maken of de projectorganisatie over voldoende tijd en capaciteit beschikt om het omgevingsmanagement in goede banen te leiden. In dat geval wordt het vaak uitgevoerd door de projectleider zelf, eventueel ondersteunt door werkvoorbereiders en uitvoerders.