Omgevingsmanagement Gemeente

“Omgevingsmanagement gemeente”, was wederom een terugkerend agendapunt afgelopen jaar tijdens meetings. Uit het grote aantal projecten en aanvragen vanuit gemeenten, is te zien dat ook gemeenten steeds meer belang hechten aan omgevingsmanagement.  Waar in het verleden de communicatie rondom projecten vaak werd uitbesteed aan de aannemer, trekken steeds meer gemeenten deze verantwoordelijk juist weer meer naar zich toe. En daar zijn goede redenen voor. Gemeenten weten namelijk als geen ander wat er in de projectomgeving speelt. Bovendien zijn gemeenten van het begin tot het einde van het project betrokken. In dit artikel leggen wij uit waarom wij een rol kunnen spelen voor wat wij noemen.

Het is begrijpelijk dat gemeenten in de afgelopen jaren het omgevingsmanagement steeds meer aan de aannemer over lieten. Het paste in de trend van een kleine overheid die zoveel mogelijk aan de markt overliet. Bovendien zijn het de aannemers die dagelijks op en rond het project rondlopen en daardoor precies weten wat er speelt. Anderzijds is het ook begrijpelijk dat deze tendens nu lijkt om te draaien, vooral als het gaat om impactvolle projecten in dichtbevolkte gebieden. De gemeente is vaak al lang voor het aanbestedingstraject met de omgeving in gesprek en weet daardoor precies wat er speelt. Het is natuurlijk zonde als de gemeente de opgedane kennis en het vertrouwen niet benutten tijdens de uitvoerfase van het project. 

Vast aanspreekpunt wekt vertrouwen
Door voorafgaand aan het project alle wensen en zorgen uit de omgeving doelgericht te onderzoeken, voorkomen gemeenten verrassingen tijdens de uitvoerfase van een project. Omgevingsmanagement bij een gemeente begint daarom al in een vroeg stadium en loopt door tot na de oplevering van het werk. Tijdens dit traject is het voor de projectomgeving vaak een komen en gaan van aannemers, onderaannemers en andere partijen. Gemeenten schakelen daarom steeds vaker een omgevingsmanager in die gedurende het gehele traject de schakel is tussen de omgeving en de projectorganisatie. Hierdoor ontstaat er een vertrouwensband en gaat er geen kennis verloren door personeelswisselingen. Wanneer een omgevingsmanager zelf niet bij de gemeente werkt, maar wordt ingeschakeld, voelt dit voor de omgeving neutraler en spelen eventuele eerdere ervaringen met de gemeente een minder grote rol in het sentiment. Omgevingsmanagers worden daarom ook wel eens de smeerolie tussen de verschillende stakeholders genoemd. 

Minder doen in meer tijd
Door bezuinigingen en een steeds verder uitdijend takenpakket staan gemeenteambtenaren vaak voor grote verantwoordelijkheden die ze binnen gestelde kaders moeten uitvoeren. Als projectleider of communicatieadviseur bij de gemeente heb je vaak meerdere projecten en verantwoordelijkheden tegelijkertijd. Door een onafhankelijke omgevingsmanager in te schakelen, zijn gemeenten verzekerd van aandacht en expertise zonder dat het veel tijd kost. Hiermee voorkomen gemeenten dat omgevingsmanagement ondergesneeuwd raakt door allerlei andere taken en verantwoordelijkheden. Het inschakelen van een externe omgevingsmanager ontzorgd daarmee de gemeente, terwijl aannemers zich volop kunnen focussen op het succesvol afronden van de werkzaamheden. 

Succes is niet vanzelfsprekend
Uiteraard is het inschakelen van een externe omgevingsmanager geen automatische garantie op een uitzonderlijk tevreden omgeving en een vlekkeloos verlopen project. Het succes valt of staat met een goede samenwerking en de juiste aanpak. De praktijk leert dat een goede start een cruciale succesfactor is. Het begint ermee dat de omgeving goed in kaart wordt gebracht. Niet alleen vanachter een bureau, maar vooral door met de omgeving in gesprek te gaan. Uit de opgedane informatie stelt de omgevingsmanager in overeenstemming met de projectorganisatie en de beschikbare budgetten een communicatieplan op. Door dit plan ook aan (vertegenwoordigers) van de omgeving voor te leggen, weet je zeker dat de omgeving achter de omgevings-aanpak en omgevingscommunicatie staat. 

Tussentijds evalueren en verbeteren
Nadat er een doordacht omgevingsmanagementplan is uitgewerkt, is het zaak deze aanpak tijdens het project te blijven toetsen. Door in gesprek te blijven met de omgeving, ontvang je tijdig signalen wat er verbeterd kan worden. Ook bieden omgevingscommunicatie-apps de mogelijkheid om met online enquêtes de tevredenheid doorlopend te monitoren. Plan daarom voorafgaand aan het project al enkele momenten in waarop je het omgevingsmanagement evalueert. Dit biedt je de mogelijkheid om de aanpak gedurende de looptijd van het project bij te sturen en zo de tevredenheid of het draagvlak te verbeteren. Door het vooraf vastleggen van deze evaluatiemomenten voorkom je ook dat omgevingsmanagement door alle andere uitdagingen, die zich ongetwijfeld voordoen, ondergesneeuwd raakt.  

Wanneer je als gemeente een vakkundige omgevingsmanager inschakelt weet je zeker dat de omgeving tijdens het project niet uit het oog verloren raakt. Bovendien profiteert de omgeving van een vertrouwd aanspreekpunt. Door het tijdig opmerken van signalen, kan je potentiële problemen voor zijn. Daar profiteren uiteindelijk alle betrokken partijen van.