De Omgevingsverbinder

Out-of-the-box omgevingsmanagement: zo maak je van elk project een feest Sommige omgevingsmanagers schieten in de kramp en zijn vooral bezig met het voorkomen van klachten. Andere omgevingsmanagers bloeien juist en bedenken allerlei creatieve ideeën om de omgeving te betrekken. Ze maken van het project een feestje. Goed omgevingsmanagement kan een buurt zelfs dichter bij elkaar brengen. In deze blog geven we je tips over hoe je als omgevingsmanager met out-of-the-box ideeën de omgeving blij maakt.   Vriend of vijand?   Niemand staat te juichen bij een ingrijpend bouw- of infraproject voor de deur. Misschien heb je maanden of zelfs jaren overlast of loop je als winkelier omzet mis. Als omgevingsmanager stuit je dan ook vaak op veel weerstand. Het is dan ook de kunst om als omgevingsmanager niet tegenover de omgeving te staan. Afstandelijke en formele brieven en saaie PowerPointpresentaties helpen daar niet bij. Je doet het door echt naar mensen te luisteren, mee te denken en je handen uit de mouwen te steken. Als je niet tegenover de omgeving wil staan, dan moet je er tussen gaan staan.   Ga in gesprek om de omgeving te begrijpen  Neem de tijd om met mensen in gesprek te gaan. Probeer te achterhalen welke sentimenten en belangen er spelen. Waar zijn mensen bang voor, waar zien ze het meest tegenop? Hiermee breng je de knelpunten in kaart en kan je aan de slag om oplossingen te bedenken. Het gesprek op zichzelf heeft ook al effect. Het geeft een prettig gevoel als mensen merken dat er echt naar ze geluisterd wordt en hun problemen serieus worden

Waarom je nooit technische tekeningen moet gebruiken om de omgeving te informeren Als omgevingsmanager sta je voor de uitdaging om een enorme bak informatie op een toegankelijke manier over te brengen aan de projectomgeving. De kunst is om ingewikkelde materie zo eenvoudig mogelijk te presenteren. Met goede afbeeldingen begrijpt iedereen in één oogopslag wat er staat te gebeuren. Veel aannemers voegen daarom een technische tekening toe aan een bewonersbrief of presentatie. Zo’n tekening visualiseert namelijk alles wat er gaat gebeuren, zou je denken. Helaas werken technische tekeningen juist averechts.    Niemand begrijpt technische tekeningen  Voor de meeste mensen zijn technische tekeningen abracadabra. Om ze toch begrijpelijk te maken worden er joekels van legenda’s en tekstuele toelichtingen aan toegevoegd. Dit maakt de informatie helaas niet altijd toegankelijker. Niet iedereen is in staat of bereid om al deze informatie te lezen of te begrijpen. Maar hoe pak je het wel goed aan? We geven 5 tips voor begrijpelijk afbeeldingen.  Het gaat er niet om dat de omgeving alles weet. Het gaat erom dat de omgeving weet wat ze moet weten. Welke informatie is echt relevant? Denk aan omleidingen en wanneer wordt er waar gewerkt. Gebruik niet de technische tekening, maar een herkenbare kaart als basis. Zorg ervoor dat plaats- en straatnamen leesbaar zijn. Plaats in de kaart symbolen die iedereen kent, zoals verkeersborden en afsluithekken. Dit maakt het direct duidelijk, zonder ingewikkelde legenda. Kleuren maken je afbeelding niet alleen duidelijker, maar ook aantrekkelijker. Je ogen worden naartoe getrokken, in tegenstelling tot een complexe zwart-wit tekening waar liever niet aan begint, het ziet

Wat zijn de voor- en nadelen van verschillende kanalen voor omgevingsmanagement?   Er zijn talloze kanalen om te communiceren met de projectomgeving. Het goede nieuws is dat de technologie de omgevingsmanager en de omgeving steeds dichter bij elkaar brengt. Het gevaar is dat zowel de omgeving als de omgevingsmanager verdwalen in het oerwoud aan kanalen. In deze blog hebben we de voor- en nadelen van de belangrijkste kanalen op een rijtje gezet. Daarnaast adviseren we hoe de kanalen elkaar versterken in plaats van tegenwerken.   Bewonersbrief  Uiteraard beginnen we met ‘the good old bewonersbrief’, omgevingscommunicatie zonder brief is als een kerkdienst zonder gebed. Onze voorspelling is dat dit voorlopig nog wel even zo blijft, zelfs in dit digitale tijdperk.    Voor- en nadelen De omgeving is vertrouwd met de brief als formeel communicatiekanaal.  Het is voor veel mensen de officiële bevestiging dat het project van start gaat. Zekerheid van goed bereik; je hebt bij iedereen iets door de bus gegooid.  Brieven versturen is vaak een traag proces. Voordat de brief is bezorgd, is de inhoud misschien al achterhaald. Niets zo veranderlijk als een bouwplanning. Weet je zeker dat de brief echt wordt gelezen? En onthouden mensen de informatie, bijvoorbeeld dat ze over 3 weken ergens anders moeten parkeren? Een brief komt al snel formeel en afstandelijk over.  Bonustips Gebruik begrijpelijke taal en korte zinnen. Vakjargon is verboden. ‘Prop’ niet te veel informatie in één brief. Houd het beknopt en verwijs naar de plek waar actuele of aanvullende informatie is te vinden.  

Omgevingsmanagement: wie moet het doen? Omgevingsmanagement vormt een steeds belangrijker onderdeel van bouw- en infraprojecten. Het is razendsnel ontwikkeld van een corvee-achtige bijzaak naar een centraal onderdeel van grote projecten. En dat vergt tijd en aandacht. De grote vraag is dan ook: wie moet het doen?    Er is niet altijd een omgevingsmanager   In de ideale wereld beschikt elk ingrijpend project over een uitstekende omgevingsmanager. Maar helaas, soms is er te weinig budget of is er simpelweg niemand beschikbaar. In dat geval moet iemand deze verantwoordelijke taak op zich nemen. Meestal iemand die daar niet voor is opgeleid en vaak ook andere taken en verantwoordelijkheden heeft. Vaak zijn dit projectleiders, uitvoerders of communicatiemedewerkers. We bespreken de voor- en nadelen van deze vakmensen in hun rol als omgevingsmanager. Projectleiders en uitvoerders Voordelen:  Zijn uitstekend op de hoogte van het project.  Kunnen snel schakelen door beslissingsbevoegdheid en beheren zelf het budget.   Zijn vaak ervaren vakmensen die vooruitdenken en problemen voorkomen.   Nadelen:  Zijn vaak technisch geschoold maar geen communicatie-expert.   Zijn vooral gefocust op de projectvoortgang en minder op de omgeving.   Zijn soms zo druk met het project zelf dat omgevingsmanagement er wel eens bij inschiet.   Communicatiemedewerkers   Voordelen:   Zijn goed in het ophalen en begrijpen van gevoeligheden in de omgeving.   Zijn vakmensen op het gebied van communicatie, ze weten hoe je een boodschap professioneel en begrijpelijk overbrengt.  Hebben geen andere taken op en rond het project en houden de focus op communicatie.   Nadelen: Hebben niet altijd voldoende technische kennis om alle vragen te beantwoorden.   Zijn zelf vaak niet werkzaam op en rond

4 vragen aan Marijke Sinds oktober vorig jaar werkt Marijke voor De Omgevingsverbinder als copywriter. We zijn nu wat maanden verder en inmiddels heeft ze al heel wat teksten voor ons geschreven en geredigeerd. Meestal doet zij haar werk op de achtergrond, maar voor deze gelegenheid treedt ze naar voren om wat te vertellen over haar werk. We stelden haar 4 vragen. Kun je uitleggen wat jouw werk precies inhoudt? Ik moet ervoor zorgen dat alle teksten die wij gebruiken kloppen. Denk hierbij aan de tekst van een bewonersbrief, in een BLVC-plan, op een website of op de BouwApp. Vaak schrijf ik deze teksten zelf, maar ik redigeer ook veel teksten van anderen. Hierbij let ik er bijvoorbeeld op of er fouten in de tekst staan, of de informatie in de tekst compleet is en of het prettig leest. Het is ook belangrijk om te letten op de doelgroep van een tekst. Een bewonersbrief schrijven we namelijk in een heel andere stijl dan berichten op social media. Waarom is dit belangrijk? Het staat gewoon veel netter als een tekst geen fouten bevat. Als je een bewonersbrief door de brievenbus krijgt waarin allemaal taalfouten staan, leidt het af van de inhoud. En de inhoud van dat soort brieven is juist zo belangrijk omdat daar allerlei informatie in staat over ingrijpende zaken als werkzaamheden, wegafsluitingen en omleidingen. Daarnaast denk ik dat het een zekere deskundigheid uitstraalt als een tekst klopt. En dát is natuurlijk de boodschap

Alle belangen op een rij met een stakeholdersanalyse Een omgevingsscan maken, klachten afhandelen, brieven schrijven: een omgevingsmanager regelt het allemaal. Maar hoe? En waarom? De komende tijd zetten we steeds één van onze werkzaamheden in de schijnwerpers, geven we tips en laten we zien hoe divers (en leuk) omgevingsmanagement is. Kortom, we beantwoorden de vraag: Wat doet een omgevingsmanager eigenlijk? In dit tweede blog vertellen wij je alles over stakeholdersanalyses. Wat zijn stakeholders? Voordat we het gaan hebben over stakeholderanalyses is het misschien handig te bespreken wat (of eigenlijk wie) stakeholders precies zijn. Stakeholders zijn personen, groepen of instanties die op wat voor manier dan ook belangen hebben bij je project. Dit kunnen overheidsinstellingen zijn, maar ook buurtbewoners, lokale ondernemers, nood- en hulpdiensten, sportverenigingen en ga zo maar door. Een stakeholderanalyse is dus … Het spreekt voor zich. Met een stakeholderanalyse wordt er onderzocht wie de stakeholders precies zijn, maar ook welke belangen zij hebben. Je gaat dus onderzoeken hoe de omgeving in elkaar steekt en welke wensen en zorgen er rondom een project zijn. Zodra je overzicht hebt op wat er in een omgeving speelt, kun je je omgevingsmanagementstrategie hiernaar inrichten en maatregelen afstemmen met de omgeving en de opdrachtgever. Rieke tijdens een presentatie aan de nood- en hulpdiensten in provincie Utrecht Hoe gaan wij te werk?   In de voorbereidingsfase van een project bezoeken wij de projectlocatie en doen wij online vooronderzoek.

Wat doet een omgevingsmanager eigenlijk? - Een goede bewonersbrief schrijven Een omgevingsscan maken, klachten afhandelen, brieven schrijven: een omgevingsmanager regelt het allemaal. Maar hoe? En waarom? De komende tijd zetten we steeds één van onze werkzaamheden in de schijnwerpers, geven we tips en laten we zien hoe divers (en leuk) omgevingsmanagement is. Kortom, we beantwoorden de vraag: Wat doet een omgevingsmanager eigenlijk? We beginnen met het schrijven van een bewonersbrief en leggen uit wat er volgens ons wel (en niet) in een goede bewonersbrief staat. 1.  Eerste indrukken tellen Ken je de uitdrukking: “You never get a second chance to make a first impression”? Het klopt, vinden wij. Een eerste indruk is blijvend. Daarom is een heldere bewonersbrief zo belangrijk. Een bewonersbrief is voor veel mensen uit een projectomgeving namelijk het eerste contactmoment met een uitvoerder of omgevingsmanager. En daarmee vaak ook het eerste moment waarop zij informatie ontvangen over een bouwproject. Wanneer een bewonersbrief slecht is geschreven, leidt dit vrijwel altijd tot veel vragen en klachten uit de omgeving. Daar wordt natuurlijk niemand blij van: een aannemer niet, een gemeente of provincie niet, wij niet en betrokken bewoners en ondernemers al helemaal niet. 2. Belangrijkste informatie eerst Wij beginnen onze brieven eigenlijk altijd met ‘wanneer, wat en waar’. Lezers krijgen hierdoor de belangrijkste informatie meteen binnen en worden geprikkeld om verder te lezen. Logisch, want ze willen weten hoelang, waarom en op welke manier de werkzaamheden van invloed

5 vragen aan Nikki Nikki van Alphen werkt nu meer dan een jaar als omgevingsmanager bij De Omgevingsverbinder. Hoog tijd om Nikki te vragen wat zij eigenlijk vindt van haar werk als omgevingsmanager en wat haar meest memorabele herinneringen zijn aan het afgelopen jaar.   1. Je werkt inmiddels al een tijdje voor De Omgevingsverbinder. Kun je uitleggen wat een omgevingsmanager precies doet? Een omgevingsmanager zorgt ervoor dat iedereen tijdens een project op de hoogte is. Eigenlijk zijn we de schakel tussen een aannemer of gemeente en de omgeving. Ons werk begint bij een nieuw project met een omgevingsscan: we brengen de omgeving in kaart en analyseren waarmee rekening moet worden gehouden. Zijn er ondernemers of bewoners die problemen ondervinden van de werkzaamheden? Eigenlijk zijn we de schakel tussen een aannemer of gemeente en de omgeving. Dan gaan we met hen in gesprek en bedenken we een oplossing. Ook verzorgen we de bewonersbrieven en regelen we dat deze op tijd worden bezorgd. Tijdens een project zijn we veel op locatie aanwezig en proberen we persoonlijk contact te houden met de hele buurt. Natuurlijk schrijven we ook veel updates voor op de BouwApp en de Rotterdam aan de slag!-app.   2. Wat is volgens  jou  de belangrijkste eigenschap van een goede omgevingsmanager? Uitstekend kunnen communiceren. Tijdens projecten krijgen we te maken met veel verschillende soorten mensen: ambtenaren, aannemers, buurtbewoners in allerlei soorten en maten, bouwvakkers en ondernemers. Als omgevingsmanager moet je deze mensen allemaal

Hieronder kunt u de eerste editie van ons magazine lezen. Download u hem hier liever, klik dan hier.